La facturation électronique se généralise progressivement en France et concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA. Pour s’y préparer, il est essentiel de comprendre les différents outils et sigles associés : PPF, PDP et OD. Ces termes désignent des mécanismes et plateformes qui encadrent l’émission, la réception et le suivi des factures électroniques. Dans cet article, nous vous expliquons leurs différences, comment préparer votre entreprise et l’importance de l’archivage électronique.
PPF, PDP, OD : de quoi parle-t-on ?
Les sigles utilisés dans le cadre de la facturation électronique peuvent sembler complexes.
Le PPF (Portail Public de Facturation) devait initialement centraliser l’envoi et la réception des factures électroniques. Aujourd’hui, il se limite à un annuaire central et concentrateur de données pour l’administration fiscale.
La PA, ou Plateforme Agréée (anciennement PDP pour Plateforme de Dématérialisation Partenaire) est immatriculée par l’État. Elle permet :
- De transmettre les factures, de vérifier leur conformité et de les convertir au format structuré ou mixte ;
- D’assurer le e‑reporting ;
- De transmettre les données nécessaires à la DGFiP ;
- Et de remonter les statuts du cycle de vie.
La SC (Solution Compatible, ex‑OD pour Opérateur de Dématérialisation) désigne les logiciels ou prestataires qui génèrent, formatent ou archivent les factures électroniques. Non immatriculées, elles doivent se connecter à une PA pour transmettre les factures et offrent des fonctions comme la gestion centralisée, la consultation en ligne et l’intégration avec des ERP ou logiciels de comptabilité.
Préparer son entreprise à la transition
Pour préparer votre entreprise à cette transition, voici quelques étapes indispensables :
- Choisir une Plateforme Agréée (PA) : elle garantit le respect des formats et des normes légales ;
- Mettre à jour son logiciel de facturation : il doit produire des fichiers structurés, inclure les mentions obligatoires (numéro SIREN, adresse de livraison, catégorie de l’opération…) et être compatible avec la PA choisie ;
- Former les équipes et ajuster les processus internes : le personnel doit être sensibilisé aux nouvelles pratiques et l’émission, la réception, le suivi ainsi que l’archivage des factures électroniques doivent être intégrés naturellement dans le quotidien de l’entreprise ;
- Tester la transmission : des essais doivent être réalisés pour vérifier la conformité et détecter d’éventuels problèmes avant les dates limites ;
- Sécuriser l’archivage : les factures électroniques doivent être conservées dans un format sécurisé.
L’archivage électronique : conformité et bonnes pratiques
L’archivage électronique constitue une étape centrale de la réforme de la facturation électronique. Chaque facture doit être conservée dans un format sécurisé et durable, permettant de garantir son intégrité, authenticité et lisibilité pendant toute la durée légale de conservation. En France, cette durée est de dix ans.
Une bonne solution d’archivage électronique doit ainsi respecter plusieurs critères :
- Horodatage et traçabilité : chaque facture doit pouvoir être datée et son parcours (émission, envoi, réception) tracé, afin de pouvoir prouver sa validité en cas de contrôle ;
- Sécurité des données : les fichiers doivent être protégés contre toute modification ou suppression accidentelle ou malveillante ;
- Accessibilité et lisibilité : les factures doivent rester consultables tout au long de la période légale, dans un format compatible avec la lecture humaine et électronique ;
- Conformité légale : l’archivage doit répondre aux normes françaises et européennes, garantissant que les documents peuvent être utilisés comme preuve en cas de contrôle fiscal ou audit comptable.
La plupart des Plateformes Agréées incluent un service d’archivage électronique certifié, ce qui simplifie considérablement la mise en conformité.
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